Jak stahovat DDD soubory v systému Commander
Věděli jste, že knihu jízd nemusíte každý den upravovat ručně?
Elektronická kniha jízd Commander dokáže automaticky rozlišovat služební a soukromé jízdy podle pravidel vaší společnosti.
Můžete například nastavit, aby se jízdy po 16. hodině nebo během víkendů automaticky označovaly jako soukromé. Zaměstnanci tak nemusí každou jízdu ručně kontrolovat a měnit.
Méně administrativy při zpracování jízd
U firemních vozidel, která zaměstnanci používají také k soukromým účelům, vzniká každý měsíc stejný úkol. Řidiči nebo správci vozového parku musí zkontrolovat jednotlivé jízdy a určit, které byly služební a které soukromé.
U několika vozidel může jít o desítky záznamů. Ve větším vozovém parku se jedná o stovky až tisíce jízd měsíčně. Proto lze v systému Commander nastavit pravidla, podle kterých se typ jízdy určí automaticky.
Jak funguje automatické označování soukromých jízd?
Pravidla se nastaví podle způsobu, jakým vaše společnost vozidla využívá. Systém je následně aplikuje na zaznamenané jízdy bez nutnosti každodenních ručních zásahů.
Typickým příkladem je společnost, ve které zaměstnanci používají služební vozidla k pracovním účelům během pracovní doby. Po jejím skončení je mohou využívat soukromě.
| Firemní pravidlo | Automatické nastavení v knize jízd |
|---|---|
| Jízdy během pracovní doby | Označení jako služební jízdy |
| Jízdy po 16. hodině | Automatické označení jako soukromé |
| Jízdy v sobotu a v neděli | Automatické označení jako soukromé |
| Výjimka, například služební cesta o víkendu | Uživatel upraví typ jízdy v aplikaci |
| Individuální režim konkrétního vozidla | Samostatné pravidlo podle potřeb společnosti v systému Commander V3 |
| Jízdy během státních a ostatních svátků | Automatické označení jako soukromé díky integrovanému kalendáři svátků |
Nastavení se vždy přizpůsobuje skutečnému provozu společnosti. Pravidlo proto nemusí vycházet pouze z konkrétního času. Zohlednit lze také pracovní dny, víkendy nebo způsob využívání jednotlivých vozidel.
Co když automatické pravidlo někdy neodpovídá skutečnosti?
Pokud zaměstnanec absolvuje služební cestu večer nebo o víkendu, může údaje upravit přímo v aplikaci. Stejně jednoduše doplní účel jízdy nebo opraví její zařazení.
Výhodou je, že upravuje pouze výjimky. Nemusí ručně zpracovávat každou jednotlivou jízdu.
Přístup může mít každý, kdo ho potřebuje
Počet uživatelů v našem systému není omezen. Přístup proto můžete vytvořit všem zaměstnancům, kteří používají firemní vozidla, i pracovníkům odpovědným za správu vozového parku.
Jednotlivým uživatelům zároveň nastavíte různá oprávnění. Řidič může upravovat své jízdy, fleet manažer kontrolovat vozidla a účetní oddělení pracovat s potřebnými výstupy.
Všechny informace tak zůstávají v jednom systému. Není nutné posílat tabulky, dodatečné seznamy ani upozornění e-mailem.
Praktický příklad: společnost s 10 vozidly
Představme si společnost s deseti vozidly. Každé z nich zaznamená během měsíce přibližně 80 jízd. Celkem tak vznikne přibližně 800 záznamů.
Bez automatizace musí zaměstnanci jízdy pravidelně kontrolovat a označovat. Pokud nastavíte pracovní dobu od pondělí do pátku do 16. hodiny, systém automaticky zařadí většinu záznamů.
Zaměstnanci následně řeší pouze výjimky, například:
- večerní služební cestu,
- služební jízdu o víkendu,
- chybějící nebo nepřesný účel jízdy,
- individuální způsob využívání konkrétního vozidla.
Společnost tak sníží počet ručních úkonů a zároveň získá jednotnější údaje pro interní kontrolu a další zpracování.
Co můžete automatizací knihy jízd získat?
Praktický checklist pro vaši společnost:
- méně ručního označování jízd,
- jasná pravidla pro služební a soukromé používání vozidel,
- možnost upravovat výjimky přímo v aplikaci,
- neomezený počet uživatelů,
- jednodušší podklady pro správce vozového parku a účetní oddělení,
- údaje uložené na jednom místě,
- menší riziko, že zaměstnanci zapomenou jízdy včas zpracovat.
Elektronická kniha jízd proto neslouží pouze jako náhrada papírové evidence. Při správném nastavení dokáže zjednodušit celý proces zpracování jízd ve společnosti.
Nastavte knihu jízd podle fungování vaší společnosti
Každá společnost má jinou pracovní dobu, pravidla používání vozidel i způsob kontroly jízd. Pomůžeme vám proto nastavit elektronickou knihu jízd tak, aby odpovídala vašim procesům.
Kontaktujte nás a společně nastavíme pravidla, která zaměstnance zbaví zbytečné administrativy.
Nejčastější otázky
- Lze automaticky nastavit, kdy je jízda soukromá?
Ano. Jízdy lze automaticky označovat podle nastaveného času, pracovních dnů, víkendů nebo individuálního režimu používání vozidla.
- Co když zaměstnanec absolvuje služební jízdu po pracovní době?
Typ jízdy může upravit přímo v aplikaci. Automatické pravidlo tak zpracuje běžné jízdy a uživatel řeší pouze výjimky.
- Je počet uživatelů elektronické knihy jízd omezen?
Ne. Počet uživatelů v systému Commander není omezen. Přístup může získat každý zaměstnanec, který ho potřebuje.
- Mohou mít uživatelé různá oprávnění?
Ano. Oprávnění lze přizpůsobit roli uživatele, například řidiči, fleet manažerovi nebo pracovníkům účetního oddělení.
- Lze nastavit odlišná pravidla pro různá vozidla?
Ano. V systému Commander V3 může nastavení zohlednit způsob využívání konkrétního vozidla nebo skupiny vozidel. V systému Commander V2 platí stejné pravidlo pro celou společnost, nikoli pro jednotlivá vozidla.
